Contraseñas en un equipo pequeño

Una empresa de cinco personas no tiene administrador de sistemas ni procesos. Los accesos se acumulan solos: el dominio está a nombre de uno, el alojamiento de otro, la cuenta de publicidad de un tercero, y la contraseña del correo la sabe todo el mundo. Hasta que alguien se va, esto funciona.

Qué hacer en una tarde

1. Escribe una lista de servicios

   Dominio, alojamiento, correo, pasarela de pago, cuentas de publicidad, analítica, repositorio de código, mensajería. Junto a cada uno: a nombre de quién está y quién tiene acceso.

   Este paso suele revelar que la mitad está a nombre de una persona y una parte a nombre de alguien que ya se fue.

2. Pasa la titularidad a la empresa

   No a una persona sino a una cuenta corporativa o a una dirección tipo admin@. El correo personal de un fundador como titular del dominio es la mina más común.

3. Monta un baúl de contraseñas compartido

   De equipo, no reenvíos por chat. El acceso se concede y se revoca en un solo gesto y se ve quién usó qué.

4. Separa lo compartido de lo personal

   Las cuentas personales no se entregan: si un compañero necesita acceso, se le crea la suya. Si no, tras una salida nadie sabe quién hizo qué y hay que cambiarlo todo de golpe.

5. Segundo factor en lo crítico

   Dominio, alojamiento, pasarela de pago, correo. Los baúles de equipo permiten compartir los códigos, así que no hay que despertar a nadie para entrar.

Qué guardar y dónde

Cuando alguien se va

• Revoqué su acceso en el baúl compartido
• Cambié las contraseñas compartidas que conocía
• Desactivé sus cuentas en los servicios, no solo en el correo
• Comprobé si algo está a su nombre — dominio, suscripciones, pagos
• Quité el segundo factor de las cuentas compartidas de su dispositivo
• Revisé las reglas de reenvío del buzón de trabajo

Qué exigir exactamente a las contraseñas, y por qué los cambios programados perjudican, está en política de contraseñas. El límite entre lo personal y lo laboral desde el lado del empleado está aparte.